publicstandard.pl - IT w administracji - link do strony głównej

popularne komentowane nowości

popularne

Najczęściej czytane

więcej...

WYWIADY

EN FACE: Wojciech Materna...

... prezes Stowarzyszenia Informatyka Podkarpacka i szef rzeszowskiej firmy IT Top

Dyskryminacja i złe praktyki w przetargach publicznych

Rozmawiamy z dr. inż. Andrzejem Zalewskim z Politechniki Warszawskiej, biegłym sądowym, który brał udział w opracowywaniu rekomendacji dotyczących udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych i systemów IT.

powiększ tekst

ARCHIWUM

Obieg oszczędności

9 czerwca 2009

Marcin Marciniak

(Strona 4 z 4)

Computerworld — Najprostszą wersją jest okresowo aktualizowany portal, zawierający wszystkie niezbędne dokumenty (przeważnie są to pliki w formacie PDF i formularze w formacie Office), rejestrujący ich odczytanie, typowo wdraża się obsługę formularzy planowania audytów, wprowadzanie sprawozdań online i automatyczne powiadomienia. Najbardziej zaawansowane systemy obsługują całość zagadnień systemu zarządzania jakością.

Przeniesienie do archiwum

Dokumenty znajdują się w systemie obiegu dokumentów jedynie przez pewien czas, a potem powinny zostać zarchiwizowane. System może posiadać własne archiwum (jako osobna instancja, odpowiednio skonfigurowana, jak np. Xerox Docushare), albo zostać zintegrowany z innymi rozwiązaniami (najczęściej wymienia się EMC Documentum i IBM FileNet). Integracja z archiwum jest ważna w przypadku organizacji, które przetwarzają wiele krótko żyjących dokumentów. Archiwizacja nieaktualnych spraw odciąża system obiegu i ułatwia pracę.

Jak uporządkować pisma firmowe?

Oprócz dokumentów finansowych, system obiegu powinien obsługiwać wszystkie najważniejsze formy komunikacji w firmie. Najprostszym przypadkiem jest dystrybucja pism okólnych, w których rejestrowana jest treść pisma, jego metadane i informacja o dostępie do treści przez poszczególnych pracowników. Dystrybucja i obieg pozostałych dokumentów zależy od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i przyjętych metod komunikacji.

Najczęściej wprowadzanym dokumentem jest zazwyczaj faktura kosztowa i delegacja. W firmach, w których pracownicy dość często udają się w służbowe delegacje, warto wdrożyć system, który ułatwi zarządzanie nimi. Każda delegacja musi być poprzedzona zgłoszeniem merytorycznym, po powrocie należy ją rozliczyć, wypełniając informacje o przejeździe do miejsca docelowego i z powrotem, noclegach, ewentualnych dodatkowych wydatkach. Przy delegacji zazwyczaj pracownikowi należy się dieta, zależna m.in. od liczby dni pobytu w podróży, które należy uwzględnić w rozliczeniu. Wiele błędów popełnianych przez pracowników dotyczy właśnie nieprawidłowego naliczenia diet, ryczałtów noclegowych i przejazdów komunikacją miejską. Wdrożenie oprogramowania upraszczającego rozliczanie zminimalizuje liczbę takich pomyłek i zwolni pracowników z kłopotliwego wypełniania rozliczeń w wersji papierowej. Zatwierdzenie delegacji też może odbywać się w sposób elektroniczny. Integralną częścią jej rozliczenia powinno być sprawozdanie w formie krótkiej notatki z potwierdzeniem przeczytania przez przełożonego.

Faktura kosztowa należy do tych dokumentów, które muszą być przetworzone w dwóch miejscach - dziale merytorycznym, który określa sposób dekretacji kosztów na poszczególne centra kosztów i dziale finansowym, który ją dalej przetwarza. W małych firmach dekretacji dokonuje księgowa na podstawie opisów faktury, w dużych korporacjach opracowano procedury sprawnej obsługi.

« wstecz 1 2 34